А самый главный минус перепроведения кроется в том, что становится непонятным, почему были приняты те или иные управленческие решения, бизнес становится непрозрачным даже для владельца.

Случай махинации с суммами счета-фактуры, рассмотренный выше, является самым очевидным. И такие случаи часто ограничивают программно, хотя далеко не всегда. Вспомните случай с финансовым директором, когда менеджер отдела продаж провел заказ. Система запланировала платеж от клиента, а финансовый директор на основании этой информации утвердил оплату поставщику. Что произойдет, если менеджер отдела продаж исправит невинную, на первый взгляд, сумму заказа? Теперь получается, что финансовый директор принял неправильное решение! Но он об этом не знает и вряд ли сможет узнать.

Если система разрешает перепроведение, то самый главный минус проявляется в том, что в системе невозможно отслеживать более или менее сложные цепочки действий. Если любой документ можно перепровести, то на каком основании принято следующее в цепочке действие? На основании текущих данных или на основании данных, которые были до перепроведения?

Если любое действие может быть изменено после проведения, то надо постоянно проверять обоснованность всех действий! Или смириться с тем, что многие ваши действия могут быть необоснованными и неверными.

Что делать?

Прежде всего, надо вернуть исходный смысл термину «проведен». Проведенный документ — это утвержденный документ. Проведенный документ может использоваться другими сотрудниками для принятия решений. Непроведенный документ трактуется как черновик и не может использоваться другими.

Утвержденный документ нельзя изменять⁴. Изменять можно только черновик.
Такой подход однозначно отражает реальную жизнь. Такой подход позволяет наладить документооборот естественным и ненасильственным путем. Такой подход позволяет сделать бизнес прозрачнее и понятнее для владельца. Такой подход позволяет быстро находить ответственного за ошибку⁵. Добросовестным сотрудникам такой подход позволяет защитить себя от некорректных действий других сотрудников.
На самом деле, подход, при котором утвержденный документ не разрешается изменять, не является новым. Государство насаждает такой подход для организаций как раз для того, чтобы уменьшить возможность для махинаций. Почему бы вам не использовать этот подход на своем предприятии для контроля сотрудников?

Что делать с добавлением информации?

Что же делать в том случае, когда информация только добавляется в уже существующий документ (случай с авансовым отчетом, больничным, выпиской и т. п.)? На самом деле, и здесь происходит попытка скрыть информацию.

Снова вернемся к случаю с авансовым отчетом. Да, сотрудник не отчитался, и бухгалтер вводит ту информацию, которую он знает. Является ли эта информация авансовым отчетом? Нет. Это экспертная оценка бухгалтера об авансовом отчете. Уверены ли вы, что ваши сотрудники не станут оспаривать данные вашей системы? Сможете ли вы отличить экспертные оценки бухгалтеров от реальных авансовых отчетов? Скорее всего, нет.

Рассмотрим случай с банковской выпиской. На самом деле это не один документ! Это три документа! Первый документ — получена информация от клиента об оплате, второй — получена информация о суммах из банка, третий — получена информация о назначении платежа в оригинале платежного поручения. Зачем всю эту информацию нужно вводить в один документ? Зачем городить сложную систему проверки прав доступа к полям? Зачем делать нестандартную подсистему, которая будет запоминать трех сотрудников, которые правили документ? Проще сделать три разных документа.

Чтобы получить достоверный учет, необходимо соблюдать принцип: каждый должен вводить только то, что знает в данный момент — не больше и не меньше.

Если пользователь системы проводит документ, то он ставит свою подпись и готов отвечать за информацию в этом документе — сейчас, сегодня, завтра, всегда⁶. Должно быть столько документов, сколько различных действий выполняется сотрудниками.
Бухгалтер должен вводить свою экспертную оценку о том, какие средства истратил сотрудник, по авансовому отчету. Тогда вы и увидите затраты, и сможете найти нерадивых сотрудников. Система автоматизации должна помочь найти связь между этими документами, должна сделать ввод таких документов легким и удобным.

Информация от клиентов о пришедших по факсу платежных поручениях должна проводиться отдельным документом. Тогда можно будет оперативно оценивать реальный размер платежей не только по сумме, но и по качеству платежей. Вы сможете оперативнее действовать на рынке.
Таким образом, если правильно наладить документооборот, если добиваться ответственности от сотрудников, если предоставить им защиту от действий других нерадивых сотрудников, то ваши сотрудники сами будут против перепроведения. Сами сотрудники будут против того, чтобы их данные мог подправить кто-то другой.

Каждый должен вводить только то, что знает. Не больше, но и не меньше. Нельзя пользователя заставлять вводить документ, если есть хотя бы один параметр, за который он не отвечает. Поскольку в этом случае пользователь не будет отвечать за весь документ. Делайте несколько видов документов.

Почему перепроведения нет в западных системах

Да потому что все западные системы предназначены, прежде всего, для достоверного отражения реальной жизни! Западные системы не содержат инструменты, которые даже своим присутствием позволяют снизить достоверность информации.

Кроме того, для западных систем существует и экономический фактор. Любая западная учетная система должна содержать функцию «аудиторский след». Эта функция так же естественна для западного рынка, как корреспонденция счетов у нас. Суть этой функции состоит в том, что система должна показать, как образовалась данная сумма на любом из счетов. Если система автоматизации не содержит такой функции, то аудиторское заключение делается только на основании первичного документа, что автоматически делает дороже обязательное аудиторское заключение ежегодного финансового отчета. Перепроведение документа явно противоречит этой функции.

Поэтому западные пользователи заинтересованы выбрать систему, гарантирующую достоверные данные, и содержит «аудиторский след». 

4 (назад)  Естественно, перед проведением документ необходимо тщательно проверить на непротиворечивость и отсутствие ошибок. Системы автоматизации могут и должны помочь в этом. В СА должны быть заложены граничные условия и алгоритмы проверки документа. СА должны выдавать предупреждения или запрещать некоторые действия.
5 (назад) Если документ прошел проверку в системе, то вся ответственность за достоверность информации ложится на сотрудника, который является автором документа.
6 (назад) Подумайте, как будет относиться ваш сотрудник к информации, которую в любой момент можно подчистить, подправить? А теперь представьте, что у вас на столе лежит подписанный им документ. Как бы ни юлил ваш сотрудник, все данные неизменны и перед вами.
 

<<стр. 1